Porque é necessário apresentar certidão atualizada?


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foto: CNJ, Provimento nº2/2009 – Modelo único de certidão de casamento

Guardamos com tanto carinho nossa certidão de nascimento que ficamos surpresos quando nos pedem uma certidão atualizada, mesmo estando a certidão em perfeito estado. Por que a certidão não é aceita?

Primeiro, temos que conceituar o que é certidão. O Caldas Aulete define certidão como “Documento de comprovação firmado por autoridade competente e de fé pública“[1].

A certidão não é o registro. O nascimento, casamento, imóvel, etc., são registrados em livros armazenados nos cartórios. Recorrendo novamente ao Caldas Aulete, temos a seguinte definição para o vocábulo registro: Anotação oficial (ger. por cartório ou tabelião público) de todos os dados e eventos ref. a nascimentos, casamentos, óbitos de pessoas físicas, e atos de constituição de pessoas jurídicas” [2].

A certidão é uma “foto” do registro armazenado no cartório, informa o que estava registrado até o momento da emissão. Alterações posteriores no registro obviamente não aparecerão na certidão.

O registro de nascimento objeto da certidão pode ser averbado para constar o casamento da pessoa ou seu falecimento. O mesmo ocorre com o registro de casamento. A propriedade do imóvel pode mudar, a pessoa jurídica sofrer alterações societárias, enfim, existem diversas possibilidades de alteração do registro.

Para propiciar segurança jurídica, o registro não é alterado, mas sim averbado ou anotado (Lei nº 6.015/1973, art. 29), conforme previsto na Lei de Registros Públicos. O registro dos imóveis é realizado através de uma ficha (matrícula) na qual são registradas, averbadas ou anotadas as alterações (Lei nº 6.015/1973, art 167).

O universo das certidões não se restringe aos cartórios de registros públicos, os órgãos da administração pública emitem certidões para declarar os mais diversos temas de interesse dos cidadãos.

Muitas certidões possuem prazo de validade, informado no próprio documento, simplificando a verificação quanto a atualização da certidão.

Independe da existência prazo de validade para determinada certidão, esta não perde seu caráter de retrato do momento que foi expedida. Quanto mais recente a certidão, maior a probabilidade de refletir fielmente o conteúdo do registro.

Por outro lado, a integração dos sistemas ainda não permite a extração de certidões no momento da elaboração dos atos, de forma que os agentes devem utilizar o bom senso para definir a validade da certidão, pois a legislação não define um prazo para as certidões, no máximo informa que deve ser atualizada, por exemplo:

Lei nº 6.015/1973, Art. 197 – Quando o título anterior estiver registrado em outro cartório, o novo título será apresentado juntamente com certidão atualizada, comprobatória do registro anterior, e da existência ou inexistência de ônus.

A Corregedoria do Tribunal de Justiça de São Paulo não estipula prazo de validade para as certidões, apenas reafirma que devem ser atualizadas:

Normas da Corregedoria, Tomo I Art. 236. Para observância do art. 886, incisos I e VI, do Código de Processo Civil, cogitando-se de bem imóvel, impõe-se a exibição de certidão atualizada do Registro de Imóveis para a expedição do respectivo edital de leilão.

A única menção a prazo de validade de certidão está no Tomo II das Normas da Corregedoria do Estado de São Paulo:

c) exame da documentação da propriedade do imóvel, obrigando a apresentação de certidão atualizada do Registro de Imóveis competente, bem como a de ações reais e pessoais reipersecutórias e de ônus reais, com prazo de validade de 30(trinta) dias;

Outros tribunais procedem de forma diferente. A Corregedoria Geral da Justiça do Maranhão publicou a recomendação 01/2016, que estipula prazo de validade de 90 dias para as certidões:

Art. 6º – A escritura de separação/divórcio e de inventário/partilha deverá observar os requisitos constantes da Resolução nº 35 de 24/04/2007-CNJ, recomendando-se exigir que as certidões necessárias à pratica dos respectivos atos tenham sido expedidas no máximo a 90 (noventa) dias.

Portanto, é necessário consultar as normas da corregedoria do estado no qual será praticado o ato para verificar o prazo máximo para aceitar uma certidão, mais uma dificuldade para profissionais que atuam em vários estados.

Pior é a situação dos que precisam praticar atos nos estados que não definem prazo máximo para aceitar as certidões, os usuários ficam sujeitos ao entendimento dos agentes que analisarão os documentos, podendo existir divergências de entendimento dentro de um mesmo órgão.

Ante a inexistência de um limite legal, é necessário que os agentes tenham bom senso no aceite dos documentos, especialmente em procedimentos complexos, que envolvem dezenas de certidões, por vezes de estados ou países diferentes, de forma a evitar que o cidadão tenha que pagar diversas vezes pela emissão de certidões atualizadas.

Saiba +

  1. Caudas Aulete. Certidão. Acesso em 09/11/2016.
  2. Caudas Aulete. Registro. Acesso em 09/11/2016.